JUSTIFICACIÓN
La Institución Educativa Sevilla- en lo sucesivo “La Institución” – en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia y la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento, así mismo garantizará en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas físicas, razón por la cual adopta y aplica el presente escrito.
En la Institución somos conscientes que en muchas ocasiones el incumplimiento de la ley se debe a la falta de conocimiento y de información de las normas, derechos y procedimientos existentes. Por lo tanto, en este escrito podrá conocer los derechos y obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias que han desarrollado, garantizando el derecho a la protección de datos personales.
OBJETO
La política del tratamiento de datos se aplicará a todas las bases de datos con que cuenta la institución, bien sea como RESPONSABLE o ENCARGADO de tratamiento de datos, para el desarrollo de las actividades y finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales. La Sede Principal de la IE SEVILLA está ubicada en la Calle 48 #50-69 Sevilla – Valle del Cauca, teléfono 2196162, e-mail: protecciondatos@iesevilla.edu.co. Igualmente se aplica a los terceros que de una u otra manera gestionan bases de datos personales de la institución en virtud de contratos para compartir bases de datos.
DERECHOS DE LOS TITULARES
La Institución, reconoce el derecho fundamental a conocer, actualizar, rectificar y borrar los datos y revocar la autorización al tratamiento de datos personales, por tanto y conforme a la ley, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares:
Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos.
AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES
La institución requiere obtener el consentimiento libre, previo y expreso por parte de los Titulares para poder realizar tratamiento a sus datos personales. Para este fin, la IE SEVILLA dispone de los mecanismos necesarios para obtener esta autorización de los Titulares, garantizando en todo momento su verificación. La autorización por parte del Titular puede realizarse en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato (contrato de matrícula) ya sea diligenciado por el titular o por un tercero bajo responsabilidad de aquel, que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico, tecnológico o procedimental a través del cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse producido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en las bases de datos. La Institución en los términos dispuestos en la ley dispondrá del aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.iesevilla.edu.co y del correo electrónico: protecciondatos@iesevilla.edu.co
RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO, USO, CIRCULACIÓN, SUPRESIÓN Y TRATAMIENTO A LOS DATOS:
La institución ha recolectado los datos personales para los fines propios de la gestión educativa y administrativa que se señalan más adelante. En desarrollo de su actividad principal recolecta y administra los datos de aspirantes, estudiantes, padres de familia, acudientes y su grupo familiar, egresados, proveedores y contratistas. Estos datos son indispensables para la adecuada prestación de los servicios de educación y funcionamiento de la institución. En el desarrollo del servicio de educación, administra datos de niños, niñas y adolescentes, cuyo tratamiento se sujeta a lo señalado en el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012, el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y la Sentencia C-778 de 2012 de la Corte Constitucional.
En cuanto a los egresados, trata los datos con el fin de estrechar el relacionamiento con la institución.
En cuanto a los datos de personas naturales candidatos a empleados, personal vinculado por diferentes formas contractuales, proveedores o contratistas, estos son tratados por la institución para los fines propios de dichas relaciones contractuales.
El titular de los datos acepta expresamente que la institución recolecta, almacene, procese y trate los datos personales, para los fines expresados en la ley y en la presente política.
Para obtener la autorización utilizará diferentes medios que permitan de parte del titular su manifestación libre, clara, expresa e informada. Los medios dispuestos son: documentos físicos, correo electrónico, planillas en plataforma web y formatos de autorización.
AVISO DE PRIVACIDAD
El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. De conformidad con el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013 el aviso de privacidad emitido por la institución debe contener la siguiente información: a) Entidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento. b) Finalidad del tratamiento. c) Mecanismos de consulta para que el Titular pueda acceder o consultar la política de tratamiento de información. Para efecto de la presente política y teniendo en cuenta que puede ser actualizado en cualquier momento, ha diseñado el siguiente modelo:
“AVISO DE PRIVACIDAD: La Institución Educativa Sevilla, entidad pública identificada con Nit 891900536-0 domiciliada en Sevilla (Valle del Cauca) Calle 48 #50-69 respeta la privacidad de los integrantes de la comunidad educativa y en general de toda persona natural titular de datos personales que suministren su información. La institución recibe información, la almacena, y la usa de forma adecuada y segura de acuerdo a su política de tratamiento de datos personales y a la normatividad vigente, la información personal recolectada por la institución será utilizada para Registros académicos, reporte de matrículas, consultas en bases de datos de otras entidades, para proyectos pedagógicos y académicos, datos recolectados para valoración psicológica en el proceso de admisión, plataforma educativa de la Institución, información indispensable para el registro financiero y contable, registro para inscripciones de pruebas de estado y demás competencias estatales e interinstitucionales, valoraciones médicas ante necesidad de primeros auxilios, control de disciplina, monitoreo de seguridad en las instalaciones de la institución, socialización de actividades institucionales en la página Web, redes sociales y material impreso; transferencia de datos a entidades públicas o administrativas en ejercicio de las competencias legales o por orden judicial, convenios educativos y carnetización; cualquier persona puede consultar la exactitud de esta información y tomar las medidas para su actualización y/o solicitar su eliminación al correo electrónico: protecciondatos@iesevilla.edu.co y nuestra política puede ser consultada en la página www.iesevilla.edu.co
La institución, utilizando medios informáticos, tecnológicos o físicos, conservará el precitado modelo del aviso de privacidad que sea transmitido a los titulares, mientras se realiza el tratamiento de sus datos personales.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento de los datos personales de padres de familia, estudiantes, egresados, ex alumnos, profesores, empleados, ex empleados, pensionados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual la institución tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de Institución de Educación.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: 1-que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2-que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. La Institución velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES EN INSTITUCIÓN EDUCATIVA SEVILLA en el tratamiento de datos personales, define los siguientes procedimientos, los cuales sólo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, sus herederos o representantes.
Para el ejercicio de sus derechos, suministrarán al menos la siguiente información:
Nombre del titular: _________________________________________________
Identificación: _________________
Procedimiento: Consulta __ Corrección __ Actualización __ Supresión __ Revocatoria __
Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Documentos que anexa a la solicitud (opcional):
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Datos de contacto:
Dirección: ___________________________________
Teléfono: ____________________________________
Correo electrónico: ___________________________
___________________________________
Firma
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.– La institución pone a disposición de los titulares de los datos el correo electrónico: protecciondatos@iesevilla.edu.co para elevar sus consultas; así mismo, recibe solicitudes en su sede Principal Liceo Mixto ubicada en la Calle 48 #50-69, Sevilla – Valle del Cauca, teléfono: 2196162. En la solicitud el titular indicará los datos señalados en procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.
PROCEDIMIENTO PARA CORRECCIÓN, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES. – La institución en cumplimiento de lo preceptuado por el régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, con el lleno de los datos señalados en procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.
El término máximo que tiene para atender la solicitud, es de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Parágrafo. Para la implementación y seguimiento de lo dispuesto en la POLÍTICA relacionado con la función de protección de datos personales la institución designa al área de Gestión de TIC, quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares, relacionadas con sus derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley 1581 de 2012.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA. – La presente POLÍTICA rige a partir de la fecha de su publicación hasta que las condiciones de la misma se encuentren vigentes y deja sin efectos cualquier política anterior a la misma. Su modificación será notificada mediante los medios idóneos que permita a los titulares enterarse de esta.
Original Firmado por: NOREMBERG CALDERÓN VIVI – Rector IE SEVILLA
